Biasanya SOP di buat dalam berbagai bentuk dengan format yang berbeda-beda. Namun demikian pada intinya apapun formatnya  SOP semuanya baik dan tidak jadi masalah yang penting mudah di pahami dan dimengerti. format  SOP yang banyak di pakai adalah sebagai berikut :

Format Header  SOP :

Keterangan :

1. Kode Distribusi : Kode yang menunjukkan siapa pemilik  dokumen (hardcopy)
2. No. Dokumen : Kode yang menunjukkan fungsi / bagian yang  bertanggungjawab untuk kesesuaian isinya & berwenang melakukan perubahan
3. Revisi : menunjukkan status revisi dokumen
4. Tanggal  : menunjukkan kapan dokumen mulai diberlakukan
5. Halaman :  menunjukkan nomor halaman & total halaman yang ada

Format Isi  SOP

Bentuk – Bentuk  SOP

1.  SOP Bentuk  Narasi

Contoh :

A.  SOP Perencanaan & Persiapan Seleksi Karyawan

Pejabat Terkait

1. Merencanakan kebutuhan karyawan dengan mengisi form Permintaan Penambahan Karyawan (FM-PS-01).
2. Mengajukan permintaan ke Manajer Personalia.

Manajer Personalia

1.      Bersama General Manager  meninjau permintaan penambahan karyawan berdasarkan kepentingannya & meminta persetujuan Direktur.

2.      Memberitahukan keputusan permintaan karyawan ke Pejabat Terkait.

3.      Jika disetujui, menginstruksikan Staff Personalia untuk memenuhi permintaan penambahan karyawan.

Staff Personalia

1.      Menyiapkan draft iklan bila dibutuhkan.

2.      Memasang iklan ke surat kabar, majalah / media elektronik atau pengumuman di pos satpam.

3.      Menyeleksi berkas lamaran secara administratif & menyerahkan hasilnya ke Manajer Personalia.

Manajer Personalia

1. Menyeleksi berkas lamaran yang masuk berdasarkan Standar Kualifikasi Karyawan (ST-PS-01).
2. Menyerahkan berkas lamaran ke Staff Personalia untuk melakukan pemanggilan test.

2. SOP Bentuk Tabel

Contoh :

3. SOP Bentuk flowchart

Pengembangan dan penggunaan SOP bermanfaat untuk  meminimalkan variasi dan mempromosikan kualitas melalui implementasi yang konsisten dari suatu proses atau prosedur dalam organisasi. SOP bermanfaat sebagai penyederhana sebuah proses pekerjaan agar tetap fokus pada intinya namun tetep cepat dan tepat sehingga efektifitas dan efisiensi dapat dicapai sehingga dapat meminimalkan kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian, bahkan SOP bisa digunakan untuk  sementara waktu  atau permanen  jika terjadi perubahan personil. SOP juga  dapat menunjukkan kepatuhan organisasi  terhadap peraturan pemerintah serta dapat digunakan sebagai bagian dari program pelatihan personil, karena mereka harus menyediakan instruksi kerja secara terperinci. Ini meminimalkan peluang miskomunikasi dan dapat mengatasi masalah keamanan. Ketika data historis sedang dievaluasi untuk digunakan saat ini, SOP bermanfaat sekali untuk merekonstruksi kegiatan proyek bila tidak ada referensi lain yang tersedia. Selain itu, SOP sering digunakan sebagai daftar periksa oleh auditor ketika ada  audit.  Dalam SOP wajib menentukan prosedur yang harus diikuti secara lebih rinci  yang ada dalam metode yang  digunakan dan  juga harus bisa  menjelaskan secara rinci cara atau praktisnya metode tersebut.

Bagaimana cara Penulisan SOP?

SOP harus ditulis dengan detail dan  ringkas, langkah-demi-langkah, tapi mudah untuk dibaca , dipahami dan dimengerti. Informasi yang disajikan harus jelas dan tidak terlalu rumit. Kalimat persuasive  dan  verbal  harus digunakan. Istilah “Anda” tidak boleh digunakan, tapi tersirat. Dokumen tidak boleh bertele-tele, berlebihan, atau terlalu panjang. Buat lah sesimple mungkin, informasi harus disampaikan dengan jelas dan eksplisit untuk menghapus keraguan dan memenuhi  seperti apa yang dibutuhkan. Termasuk Juga, penggunaan diagram alur untuk menggambarkan proses yang dijelaskan.

Bagaimana  persiapan menyusun SOP?

Organisasi harus memiliki prosedur  untuk menentukan prosedur atau proses apa yang perlu didokumentasikan. SOP harus dikerjakan  oleh orang yang mengetahui proses bisnis keseluruhan organisasi dan dan mengetahui struktur internal organisasi. Dalam menyusun SOPpendekatan tim dapat dilakukan, terutama untuk proses multi-tugas di mana pengalaman dari sejumlah individu sangat penting. SOP harus ditulis dengan cukup rinci sehingga seseorang dengan pengalaman dan pengetahuan yang mendasar  tentang prosedur mampu menterjemahkan dan memahami dengan baik. Sebelum menyusun SOP sebaiknya review terlebih dahulu proses bisnis dari input-proses –output, jika hal itu sudah dilakukan tahap berikutnnya review struktur organisasi. Struktur organisasi ini sangat menentukan suksesnya implementasi SOP, karna SOP yang baik dibuat berdasarkan struktur organisasi yang sudah fix dan final, Karna dengan adanya struktur organisasi yang baik maka kejelasan terhadap fungsi wewenang dan tanggungjawab dimasing-masing proses dan bagian  itu jelas.

Kapan dan bagaimana cara merevisi SOP?

SOP harus tetap ada sehingga dapat digunakan dengan maksimal. Oleh karena itu, setiap kali prosedur berubah, SOP harus diperbarui dan direvisi,  Jika akan memodifikasi SOP pada bebrapa bagian SOP harus  menunjukkan perubahan tanggal / angka revisi untuk bagian tersebut dalam Daftar Isi dan notasi kontrol dokumen. SOP harus juga secara sistematis ditinjau secara periodik, misalnya setiap 1-2 tahun, untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur masih sesuai atau tidak, dan untuk menentukan apakah SOP masih diperlukan, tanggal review harus di tulis  ketika   SOP telah dikaji ulang. Jika ternyata SOP sudah tidak lagi relevan dengan kondisi perkembangan pertumbuhan organisasi dan tidak bisa mengikuti metode yang berlaku maka  SOP perlu   di susun ulang dan disesuaikan dengan kondisi organisasi saat ini. Proses review tidak boleh terlalu rumit untuk  supaya waktu  review tepat waktu. Frekuensi review harus ditunjukkan oleh manajemen serta Rencana Pengelolaan pun  harus menunjukkan individu yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SOP berjalan lancar.

Ingin tau bagaimana bentuk dan format SOP yang baik? KLIK DISINI!!

Siapa yang membuat SOP?

SOP merupakan sebuah kebijakan manajemen, oleh karnanya manajemen harusnya bertanggung jawab terhadap ketersediaan SOP dalam pengoperasian proses bisnis perusahan. Dalam suatu organisasi/ perusahaan  biasanya terdiri dari TOP Manajemen – Manajemen – Operasional, TOP manajemen yang menetapkan kebijakan proses bisnis serta mereview dan mengevaluasi kinerja organisasi, Sedangkan Level manajemen menetapkan kebijakan operasional yang dituangkan dalam SOP dan mereview serta mengevaluasi kinerja proses. Sedangkan bagian Operasional adl sebagai pelaksana terhadap kebijakan-kebijakan yang di buat oleh manajemen.

Apa tujuan SOP?

Tujuan dibuatnya Standard Operasional Prosedur (SOP) antara lain supaya Karyawan selalu bisa menjaga Konsistensi dalam setiap menjalankan pekerjaan sehari-hari, adanya acuan kerja yang jelas. Selain itu juga dengan adanya SOP , Karyawan akan tahu dengan jelas Peran & Tanggungjawabnya karna dalam SOP sudah menerangkan dengan jelas alur tugas masing – masing. Dengan dibuatnya SOP yang baku maka Tugas/ pekerjaan karyawan akan lebih lancar karena masing‐masing sudah ada pedoman & acuannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewengan/ penyalahgunaan wewenang, SOP ini juga bisa dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat.

Salinan  SOP juga harus mudah diakses untuk referensi di area kerja dari masing fungsidan bagian baik dalam bentuk hard copy atau softcopy/ format elektronik agar mereka benar-benar menjalankan aktifitas pekerjaan sesuai dengan yang sudah tentukan/dibakukan, sehingga organisasi mampu mempertahankan kontrol kualitas serta proses penjaminan kualitas dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan-peraturan yang berlaku.

Persiapan apa saja yang harus dilakukan sebelum membuat SOP?

Bagaimana cara penulisan SOP yang baik ?

Bagaimana bentuk/format SOP yang ideal?

Bagaimana pengendalian SOP?

silahkan KLIK DISINI!!  semoga bermanfaat.

1.   Menetapkan / Review Business Proses Manajemen

Business Proses Manajemen merupakan metode serta langkah yang tepat dalam melakukan perbaikan berkesinambungan / Continual Improvement karna Business Proses manajemen merupakan cara yang sistematis dalam menyelaraskan serta menyederhanakan sebuah proses bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam pengelolaan alur bisnis dari Input-Proses sampai Output sehingga proses bisnis  mudah dikendalikan dan di kontrol. Dengan menata ulang kembali Business Process akan membantu manajemen mengetahui proses pekerjaan mana yang selama ini menghambat produktifitas kerja serta dengan secepatnya memperbaiki sistem business process yang baik sehingga proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien serta adaptif yang hasilnya sesuai dengan keinginan dan harapan  yang mampu meminimalkan sumber daya yang dibutuhkan serta mengikis hal – hal yang selama ini hanya membuang waktu dan biaya. Kurangnya pemahaman manajemen dalam pengelolaan sistem yang baik untuk membangun sebuah usaha yang kokoh menyebabkan proses bisnis menjadi belibet dan ribet sehingga banyak membuang waktu serta biaya dan tentunya hal ini akan menghambat produktifitas kerja serta dapat mempengaruhi kualitas produk yang dihasilkan, dimana produk disini diartikan sebagai produk jasa maupun barang.

2.   Review Struktur Organisasi

Setelah melakukan perbaikan terhadap Business Prosess selanjutnya melakukan pembenahan dalam struktur organisasi. Biasanya perusahaan yang tidak dibangun dengan sistem yang baik tidak mempunyai struktur organisasi yang baik pula, hal ini tentunya akan menyebabkan ketidakjelasan tugas wewenang dan tanggungjawab terhadap sumber daya yang dimiliki. Banyak para pelaku bisnis menganggap struktur organisasi hanyaperlu dimiliki oleh perusahaan besar saja, padahal struktur organisasi ini sangat penting dan banyak manfaatnya diantaranya: Dengan mempunyai struktur organisasi berarti sebuah berusahaan telah berimajinasi seperti apa bisnis dimasa yang akan datang, dengan Struktur Organisasi manajemen bisa mengetahui pos- pos manasaja yang nantinya membutuhkan SDM yang menunjang proses bisnis perusahaan serta menjadi motivasi tersendiri untuk pengembangan karirnya, yang ketiga struktur organisasi sebagi fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi manajemen bisa dengan mudah memisahkan fungsi delegasi antar setiap fungsi dan bagian meskipun terkadang untuk yang baru memulai usaha ada keterbtasan SDM yang mengakibatkan rangkap jabatan namun setidaknya bisa diketahui pada posisi mana yang tepat manajemen mendelegasikan tugas kepada karyawannya. Kebanyakan hal yang menghambat produktifitas kerja adalah ketidak tepatan manajemen dalam mendelegasikan tugas kepada orang yang tidak sesuai dengan kopetensi sehingga hal ini justru akan menjadi hambatan serta akhirnya pekerjaan tidak maksimal bahkan menjadi kacau.

3.   Membangun SOP (Standard Operating Procedure )

 SOP atau biasa diterjemahkan sebagai Prosedur Standar operasi merupakan sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan dan menertipkan suatu pekerjaan. SOP berisikan urutan proses dalam melakukan pekerjaan dari input-proses sampai output.  SOP merupakan acuan dan prosedur bakuyang harus di ikuti oleh semua karyawan dalam melaksanakan tugas wewenang dan tangungjawabnya. Tujuan dibuatnya Standard Operasional Prosedur ( SOP) antara lain supaya Karyawan selalu bisa menjaga Konsistensi dalam setiap menjalankan pekerjaan sehari-hari, adanya acuan kerja yang jelas. Selain itu juga dengan adanya  SOP Karyawan akan tahu dengan jelas Peran & Tanggungjawabnya karna dalam  SOP sudah menerangkan dengan jelas alur tugas masing – masing. Dengan dibuatnya  SOP  yang baku maka Tugas/ pekerjaan karyawan akan lebih lancar karena masing‐masing sudah ada pedoman & acuannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewengan/ penyalahgunaan wewenang, SOP ini juga bisa dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat.

Perlu diingat…sebagus apapun sistem yang dibangun, tanpa ada komitment yang baik maka semua akan sia – sia!!

Semoga membantu dan sukses selalu!!

1. Menentukan pengunaan Informasi Hasil Analisa Jabatan.  Analisator harus mengetahui secara jelas kegunaan dari hasil Analisa Jabatan. Informasi dari Analisa Jabatan yang dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan uaraian jabatan (job Description)m spesifikasi jabatan (job Specification) dan evaluasi jabatan (job Evaluation).
2. Mengumpulkan Informasi Tentang Latar Belakang.  Analisator perlu mengumpulkan dan mengkwalifikasikan data, meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian kerja.
3. Menyeleksi jabatan Yang Akan Dianalisis.  Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan Informasi Tentang Analisis Pekerjaan.  Analisator menganalisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.
5. Meninjau Informasi dengan Pihak-Pihak yang Berkepentingan. Analisator menyediakan informasi tentang hakikat dan fingsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pengawai yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dan atasan langsung dari pegawai tersebut.
6. Menyusun Uraian Jabatan (Job Description), Spesifikasi Jabatan (Job Specification) dan Evaluasi Jabatan (Job Evaluation).  Analisator menyusun uaraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.
7. Meramalkan Perkembangan Perusahaan. Analisator meramalkan perlu tidaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat.

METODE ANALISA JABATAN

1. Informasi Jabatan Yang Dibutuhkan.

Analisa Jabatan sebagai suatu proses yang sistematik dapat menentukan tugas, ketrampilan dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam sebuah perusahaan. Dalam melaksanakan analisis jabatan diperlukan informasi yang terkait dengan jabatan yang akan dianalisa, yaitu :

1. Nama Jabatan;
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi;
3. Tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemangku jabatan;
4. Fungsi dari pekerjaan yang dilaksanakan;
5. Perangkat kerja yang digunakan seperti alat kerja, mesin, dan alat keselamatan kerja;
6. Obyek kerja/bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan;
7. Kondisi lingkungan kerja dan resiko kerja;
8. Besarnya upah dan lamanya jam kerja;
9. Pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;
10. Ketrampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;
11. Persyaratan fisik jika diperlukan dalam persyaratan tertentu, misalnyaoperator alat berat dipersyaratkan tinggi badan, atau petugas inspeksi garmen dipersyaratkan tidak buta warna;
12. Pertanyaan lain yang relevan dengan jabatan yang dianalisis.

2.  Metode Pengumpulan Data Jabatan.

Informasi jabatan yang diuraikan diatas dapat diperoleh dari beberapa sumber, yaitu dari :

          Pekerjaan itu sendiri;

1. Catatan hasil kerja;
2. Pegawai yang bersangkutan;
3. Pengalaman atasan pengawai yang bersangkutan;
4. Pengalaman Pegawai lain yang pernah menjabat pekerjaan tersebut;
5. Tenaga Ahli.

Pengumpulan informasi dan data jabatan dari sumber-sumber tersebut dapat menggunakan beberapa metode dibawah ini secara terpisah atau bersamaan, yaitu :

1. Kuesioner/daftar pertanyaan, dengan cara menyebarkan kuesioner kepada para pemegang jabatan yang ada di setiap lini kerja;
2. Wawancara, dengan berdiskusi langsung dengan pejabat yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan tersebut atau atasan langsung dari pejabat yang bersangkutan;
3. Konseling dengan tenaga ahli untuk menggali pengalaman tenaga ahli atas jabatan yang sedang dianalisa.
4. Pengalaman/observasi, dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari catatan hasil kerja dari pejabat yang bersangkutan.

3.   Inventarisasi Jabatan dan Struktur Jabatan.

Sebelum pelaksanaan Analisa Jabatan, perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai. Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari inventarisasi jabatandapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah proses Analisa Jabatan selesai dilakukan.

Tujuan Analisis jabatan adalah untuk mengidentifikasikan jabatan terkait dengan riwayat pekerjaan, peran, tanggung jawab dan kewenagan orang yang memangku jabatan tersebut serta mengetahui spesifikasi jabatan terkait dengan persyaratan yang ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk persyaratan pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan karakter yang dibutuhkan dari orang yang memangku jabatan tersebut. Hasil analisis jabatan tersebut digunakan dalam penyusunan program perencanaan tenaga kerja mikro antara lain untuk :

1. Perekrutan dan seleksi karyawan.
2. Pemberian kompensasi
3. Standar penilaian kinerja atau prestasi kerja
4. Penentuan kebutuhan
5. Program promosi dan mutasi karyawan
6. Penyempurnaan organisasi dan jenjang jabatan
7. Pemerkayaan pekerjaan.

Unsur Analisis Jabatan

Analisis jabatan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan pekerjaan, perilaku manusia dan alat yang digunakan, dengan kata lain mencangkup.

 a.      Uraian Jabatan ( Job Description )

Uraian jabatan memuat informasi tertulis menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu pekerjaan dalam perusahaan.

 b.      Spesifikasi jabatan ( Job Spesification )

Spesifikasi jabatan memuat informasi jabatan antara lain mengenai beban kerja, karakteristik dan kekhususan jabatan, sehingga dapat dirumuskan syarat kualifikasi yang harus dimiliki orang yang ditugaskan memangku jabatan tersebut

c.       Evaluasi Jabatan (Job Evaliation )

Evaluasi jabatan memuat penilaian atas pekerjaan, antara lain tentang berat atau ringan serta mudah atau sulitnya melakukan pekerjaan, besar atau kecilnya resiko yang mungkin timbul untuk dapat menentukan posisi atau peringkat (rangking) setiap jabatan dikaitkan dengan jabatan lain, dan selanjutnya menentukan konpensasi bagi pejabat atau tenaga yang melaksanakan.

ISMCode ( International safety management code ) merupakan suatu standar internasional yang mengatur sistem manajemen keselamatan ( Safety ) dalam pengoperasian kapal termasuk SDM yang menanganinya serta upaya pencegahan dan pengendalian pencemaran lingkungan. ISMCode merupakan produk IMO (International Maritime Organization) yang akhirnya diadopsi oleh SOLAS (Safety of Life at Sea ) pada tahun 1994. ISMCode merupakan persyaratan wajib bagi perusahaan pelayaran dan perkapalan karna sebelum suatu perusahaan dan kapalnya beroperasi maka harus mempunyai sertifikasi ISMCode terlebih dahulu, tanpa sertifikasi ISMCode maka tidak bisa untuk beroperasi, karna memang ISMCode merupakan license untuk menjadi Ship operator.

Meningkatnya kecelakaan dilaut yang terjadi dalam beberapa taun terahir mendorong perlunya sosialisasi dan penerapan ISMCode bagi perusahaan-perusahaan pelayaran dan perusahaan perkapalan agar keselamatan serta pengendalian lingkungan laut dapat terjamin. Tidak di pungkiri banyaknya kecelakaan di laut tidak hanya di sebabkan oleh faktor cuaca atau kondisi laut tapi juga di pengaruhi factor kesalahan manusia.  Inilah yang menjadi tujuan perlunya ISMCode supaya ada jaminan keselamatan dalam pengoperasian kapal di laut, tidak hanya jaminan keselamatan terhadap jiwa manusia, namun juga jaminan keselamatan barang / muatan dan jaminan kelestarian laut karna tidak adanya pencemaran yg di timbulkan dari kapal. Dalam ISMCode perusahaan pelayaran wajib memiliki manajer atau setingkat dengan manajer dengan persyaratan orang yang ditunjuk diutamakan punya akses langsung dengan pimpinan tertinggi dari perusahaan terkait, yang dalam dunia pelayaran disebut dengan DPA (designated person ashor atau orang yang ditunjuk di darat ) yang mempunyai tanggung jawab penuh dalam mengawasi hal yang terkait dengan safety dari perusahaan terkait. Sedangkan untuk dikapalnya perusahaan harus mempunyai sistem manajemen serta prosedur yangbaku dalam sistem penanggulangan & Pencegahan hal-hal yang bisa terjadi terkait dengan keselamatan ( safety ) dan pencemaran dari kapal itu sendiri.  Banyak  sekali manfaat yang akan diperoleh jika perusahaan perkapalan dan pelayaran  menerapkan sistem manajemen ISMCode ini diantaranya :

1.  Terbentuk dan terbangunnya budaya keselamatan  serta Kesadaran akan keselamatan jiwa , barang , dan lingkunagn laut adalah menjadi tanggug jawab bersama

2.   Mengurangi resiko kecelakaan di laut

3.  Perlingdungan terhadap kesehatan dan keselamatan kerja karyawan

4.   Mengurangi resiko kecelakaan

5.   Motivasi karyawan lebih tinggi

6.   Pengurangan biaya operasi dan biaya kecelakaan kerja

7.   Meningkatkan Citra & Image preusan

8.   Mengurangi Pembayaran asuransi, dll

Klausul / Elemen – Elemen dasar dalam ISMCode:

 1.   Umum

Pemaparan dan gambaran secara  umum tentang definisi, sasaran dan penerapan sistem Management keselamatan –  ISMCode

2. Kebijakan Keselamatan dan Perlindungan Lingkungan

Perusahaan wajib mempunyai kebijakan dan prosedur keselamatan kerja dan perlindungan lingkunagan, dimana Semua kebijakan manajemen yang terkait dengan Keselamatan dan Perlindungan Lingkungan itu wajib terdokumentasikan serta memastikan setiap personil yang dimiliki  harus memahami, mematuhi dan menjalankan kebijakan-kebijakan tersebut. Kebijakan-kebijakan tersebut contohnya kebijakan mengenai keselamatan kerja dan kebijakan mengenai larangan mengunakan narkotika serta minuman alkohol. Dalam prosedur kebijakan keselamatan kerja dan lingkungan ini perusahaan bisa mengadopsi sistem HSE ( Health , Safety & Environment ) yang tersedia dalam sistem OHSAS 18001 dan ISO 14001

3.   Tanggung Jawab dan Wewenang Perusahaan

Dalam klausul ini diwajibkan perusahaan harus memiliki kebijakan mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab  di disemua funsi dan bagian  sesuai dengan proses bisnis perusahaannya. Kebijakan tersebut dituangkan dalam bentuk Struktur Organisasi dan Jobdescritions. Tujuannya supaya ada kejelasan tugas,wewenang dan tanggung jawab di setiap fungsi dan bagian, oleh karnanya ketersediaan struktur organisasi dan Jobdesc yang jelas merupakan sebuah kewajiban yang harus dimiliki oleh perusahaan sehingga ada kejelasan siapa bertanggung jawab terhadap apa. Kalau didalam sistem manajemen ISO persyaratan ini ada di dalam klausul 5.5 tentang Tanggung Jawab , Wewenang dan Komunikasi.

 4. Petugas yang Ditunjuk (DPA-Designated Person Ashore)

Dalam klausul ini mewajibkan perusahaan harus mempunyai penanggung jawab ( orang yang ditunjuk ) untuk memantau dan mengkontrol  implementasi kebijakan serta prosedur yang dibuat dan disepakati yang terkait dengan keselamatan kerja dan lingkungan di kapal. Contohnya control terhadap dokumen, prosedur serta training-training tentang keselamatan kerja di kapal.

5.   Tanggung Jawab dan Wewenang Nakhoda

Nakhoda sangat berperan penting dalam hal keselamatan di kapal, oleh karnanya seseorang yang menjadi nakhoda mempunyai kewenangan tertinggi  dan tanggungjawab yang besar dalam setiap pengambilan keputusan yang terkait dengan keselamatan kerja dan lingkungan, seorang nahkoda harus bisa  memberi pengarahan , instruksi ketika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan di kapal serta membantu awak kapal dalam menjalankan  sistem yang dibuat terkait keselamatan kerja dan lingkungan

6.   Sumber Daya dan Tenaga Kerja

Perusahaan harus mempunyai kebijakan  mengenai SDM dan tenaga kerja yang dimiliki serta memastikan SDM tersebut memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan. Sehingga SDM mampu menjalankan tugas dan tanggungjawabnya yang di embannya dengan baik. Persyaratan ini kalau dalam sistem manajemen ISO ada di klausul 6 mengenai manajemen sumber daya.

7.   Pengembangan Rencana Pengoperasian Kapal

Perusahaan harus menetapkan prosedur, rencana dan instruksi, termasuk daftar yang sesuai, untuk operasi kapal kunci tentang keselamatan kapal, personil dan perlindungan lingkungan. Berbagai tugas harus didefinisikan dan pegawai yang ditugaskan harus orang yang berkopenten di bidangnya.

8.   Kesiapan Menghadapi Keadaan Darurat

Perusahaan wajib mempunyai prosedurbakuuntuk mengidentifikasi potensi situasi darurat kapal, dan menetapkan langkah tindakan yang harus dilakukan, perusahaan juga harus mempunyai program untuk latihan bagi pegawai untuk mempersiapkan langkah-langkah serta tindakan-tindakan jika terjadi keadaan darurat.

9.   Pelaporan dan Analisa Ketidaksesuaian, Kecelakaan dan Kejadian Berbahaya

Sistem manajemen keselamatan harus mencakup prosedur yang memastikan bahwa ketidaksesuaian, kecelakaan dan situasi berbahaya dilaporkan kepada Perusahaan, diselidiki dan dianalisa dengan tujuan meningkatkan keselamatan dan pencegahan pencemaran. Perusahaan harus menetapkan prosedur untuk pelaksanaan tindakan perbaikan, Pencegahan dan penanggulangannya.

10. Pemeliharaan dan Perlengkapan Kapal

Dalam hal ini Perusahaan wajib menetapkan prosedur untuk memastikan bahwa kapal terpelihara dengan baik sesuai ketentuan serta peraturan yang relevan dengan kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh Perusahaan. Melakukan tindakan identifikasi bahayam  inspeksi, melaporkan ketidaksesuaian serta melakukan tindakan perbaikan merupakan Prosedur wajib dalam klausul ini.

11. Dokumentasi

Perusahaan harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen dan data yang relevan dengan sistem manajemen keselamatan dan semuanya itu harus terdokumentasi dengan baik dan harus tersedia dikantor dan di kapal

Verifikasi, Tinjauan dan Evaluasi Perusahaan

Perusahaan wajib melakukan audit internal secara rutin  dan mengevaluasi efektifitas implementasi sistem manajemen keselamatan sehingga sistem manajemen keselamatan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. dalam melaksanakan audit internal auditor harus independen dari bagian yang sedang diaudit kecuali hal ini tidak praktis karena ukuran dan sifat dari Perusahaan.

13. Sertifikasi dan Verifikasi

IMSCode harus disetujui oleh Flag Administration ( Pemerintah suatu negara yang benderanya digunakan oleh kapal yang bersangkutan) atau suatu badan yang ditunjuk oleh Flag Administration, kemudian sertifikat dikeluarkan. Sebelum perusahaan dan kapalnya dioperasikan keduanya harus disertifikasikan terhadap ISMCode. Sertifikat ISMCode dapat diartikan sebagai suatu lisensi untuk menjadi Ship Operator, sertifikasi ini di bedakan  menjadi dua, yaitu :

1.   DOC (Document of Compliance), untuk kantor ( Asli ) dan kapal mendapat copynya

2.   SMC (Safety Management Certificate), untuk setiap kapal yang dioperasikan dan dikantor harus punya copynya

Masing-masing sertifikat berlaku untuk 5 tahun dan Pengesahan ulang atau endorsement dilakukan setiap tahun untuk DOC dan untuk SMC akan dilakukan antara tahun ke 2 dan ke 3

14. Verifikasi

Semua verifikasi yang disyaratkan oleh ketentuan-ketentuan Kode Etik ini harus dilakukan sesuai dengan prosedur diterima Administrasi, dengan mempertimbangkan pedoman yang dikembangkan oleh perusahaan

15  Format / bentuk Sertifikat

Format / Bentuk sertifikat jika tidak dalam Bahasa Inggris atau Perancis maka harus ada terjemahan dalam salah satu dari dua bahasa tersebut. Dan untuk sertifikat sementara harus dicantumkan masa berlakunya.

Penerapan sistem manajemen keselamatan – ISMCode akan akan berjalan baik jika ada komitmen penuh dari top manajemen dan team, karna sebagus apapun sistem yang dibuat jika tak da komitmen semuanya akan berjalan sia – sia,.

Untuk konsultasi Sistem manajemen keselamatan – ISMCode, dapat menghubungi kami :

SIEN Consultants ( PT. SIEN Corpora )

Jl. Kyai Caringin no. 20 A –Jakartapusat

Up. YOYO SUBAGYO / 08159767636, 021-70619908

Sistem manajemen ini merupakan  Sistem Manajemen keamanan informasi yang disusun dan dirancang dalam mengelola sistem manajemen keamanan informasi dari proses  pelaksanaan – pemantauan – penijauan- pemeliharaan serta perbaikan dalam pengelolaan sistem manajemen keamanan informasi, Sehingga dari sisi teknologi informasi ada jaminan keamanan dari sebuah organisasi dalam mengelola sistem manajemen informasinya . Keamanan Teknologi informasi atau IT Security  sangatlah penting dilakukan untuk pengamanan bagi infrastrukstur teknologi informasi dari gangguan-gangguan berupa akses terlarang, aplikasi jaringan yang tidak diijinkan, situs-situs yang mengganggu jalannya operasional, ancaman-ancaman virus, dll. Bentuk pengamanan Dalam  sistem manajemen keamanan informasi dikategorikan sebagai berikut, diantaranya :

• Physical Security, pengamanan ini menitik beratkan dalam pengamanan pengguna, aset fisik, tempat kerja dari berbagai ancaman ( kebakaran, akses tanpa otorisasi, dan bencana alam ).
• Personal Security yang overlap dengan ‘phisycal security’ dalam melindungi orang-orang dalam organisasi.
• Operation Security yang menitik beratkan pada pengamanan fungsi pekerjaannya.
• Communications Security yang menitik beratkan pada komunikasi dan alat komunikasi.
• Network Security pengamanan yang menitik beratkan pada jaringan dan isinya, serta kemampuan dalam menggunakan jaringan tersebut.

Selain itu pula pengamanan dalam sistem sistem manajemen keamanan informasi ini mampu  mencakup beberapa hal, diantaranya :

1. Kerahasiaan (confidentiality) yang artinya bahwa sistem  informasi teknologinya hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki wewenang.
2. Integritas (integrity) yaitu memastikan bahwa informasi tetap akurat dan lengkap, serta informasi tersebut tidak dimodifikasi tanpa otorisasi yang jelas.
3. Ketersediaan (availability) memastikan bahwa informasi dapat diakses oleh pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.

Kerahasiaan, Integritas dan ketersediaan tersebut diatas dapat tercapai ketika  organisasi memiliki sebuah sistem manajemen  kontrol yang baik dalam hal menyusun sebuah kebijakan, proses, prosedur, struktur organisasi, serta fungsi infrastruktur lainnya yang terkait dengan  informasi teknologi. Penerapan sistem manajemen ISO 27001 ini harus dijadikan sebuah keputusan yang strategis artinya penerapan sistem ini harus dilihat sebagai inventasi jangka panjang dalam pengelolaan sistem keamanan informasi yang dimiliki, dimana design dan implementasinya disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan organisasi, selain itu standard ini dapat juga digunakan untuk menilai kesesuaian oleh pihak internal maupun eksternal yang berkepentingan.

Aset  merupakan sebuah kekayaan  yang berbentuk barang atau benda yang terdiri dari benda tidak bergerak dan benda bergerak baik yang berwujud maupun  tidak berwujud yang tercakup dalam aktiva/kekayaan perusahaan. Manajemen Aset sangat dibutuhkan oleh sebuah organisasi karena dengan adanya manajemen aset yang baik sebuah organisasi dapat memantau, menghitung aset-aset yang dimiliki sehingga dapat dimanfaatkan   secara maksimal. Manajemen aset tidak hanya untuk melihat asset mana saja yang dibeli dan berapa biayanya, asset mana yang digunakan dan bagaimana mereka dimanfaatkan, dimana ditempatkan, termasuk dalam biaya apa, tetapi juga membantu mencegah hilangnya atau pencurian dari asset tersebut agar dapat mengurangi biaya asuransi dan pembayaran pajak yang berlebih. Banyak perusahaan masih menganggap Manajemen Aset secara fisik  hanyalah sekedar instrumen pengelolaan daftar aset, serta pencatatan oleh bagian accounting. Anggapan yang kurang tepat lainnya adalah bahwa pengelolaan fisik aset sepenuhnya sudah diserahkan kepada Bagian umum, padahal manajemen aset ini manfaat dan peranannya cukup besar dan tidak kalah dengan manajemen SDM maupun manajemen keuangan.

Manajemen Aset merupakan proses pengelolaan aset mulai dari perencanaan – pengadaan – pengoperasian –  pemeliharaan  dan  penghapusan yang terus menerus dimonitor sehingga prosesnya  berjalan dengan baik dan strategis dalam mendukung tercapainya tujuan suatu  organisasi.  Manajemen aset sangat berperan penting dalam  menjaga kestabilan kondisi perusahaan khususnya kondisi keuangan.  Manajemen Aset bertujuan mengontrol biaya pemanfaatan ataupun penggunaan aset dalam kaitan mendukung operasionalisasi sebuah organisasi.

Jika Perusahaan Bapak / Ibu membutuhkan Jasa Konsultan untuk Manajemen Aset , Audit Aset, penilaian aset yang berpengalaman dan di dukung oleh tenaga-tenaga yang professional silahkan menghubungi kami di:

SIEN Consultants

YOYO SUBAGYO / Hp. 08159767636

Telp. 021-70619908

ISO 14001:2004 dibangun atas dasar elemen – elemen yang menetapkan :

1. Spesifikasi aspect dan dampak lingkungan

2. Prosedur dan instruksi kerja yang akurat

3. Proses yang konsisten

4. Kesesuaian dengan tujuan dan target organisasi dalam meningkatkan kinerja lingkungan

5. Minimasi limbah

6. Keterkaitan dengan peraturan dan perundangan

7. Konsistensi hasil, kejujuran penerapan dan deskripsi produk yang cermat

8. Evaluasi kinerja

9. Kesehatan dan keselamatan pekerja

10. Komunikasi ke pihak – pihak terkait perlindungan lingkungan

ISO 14001:2004 adalah sistem manajemen yang dinamis, dimana dapat diterapkan bersama system manajemen mutu ISO 9001 dan dapat disesuaikan dengan dengan perubahan organisasi dan industri, perubahan peraturan / perundangan yang berlaku maupun perubahan ilmu dan teknologi.

Keuntungan dari penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 adalah :

1. Perlindungan lingkungan

2. Manajemen lingkungan yang lebih baik

3. Meningkatkan citra dan image perusahaan hubungan yang lebih baik dengan masyarakat sekitar

4. Meningkatkan daya saing perusahaan

5. Kepercayaan dan kepuasan pelanggan

6. Menekan resiko yang membahayakan lingkungan dan pekerja

7. Menekan biaya produksi

Untuk Konsultasi ISO 14001 : 2004 Hubungi :

Yoyo Subagyo / Hp. 0815 9767636

Telp. : 021- 70619908